Fem vanlige feil med planleggingsarbeidsark og hvordan du unngår dem

Den vanligste feilen jeg ser, er at elever setter seg ned og fyller ut hele arket fra topp til bunn uten pause. Resultatet blir et ark der de siste rubrikkene er skrevet i hast, fordi energien var brukt opp etter temaavklaringen. Planleggingskjeden i kurset er delt i trinn nettopp fordi hvert trinn trenger sin egen tenketid.

Del heller arbeidet i økter. Første økt går til temaet og de viktigste spørsmålene. Neste økt tar gjesteopplegget, og den tredje timingen. Mellom øktene kan du la ting ligge, og du oppdager ofte at en formulering fra i går ikke holder når du leser den med friske øyne.

Merk også hvilke felter du har fylt ut sikkert, og hvilke du bare har gjettet på. En enkel strek i margen er nok. Da vet du hva som må sjekkes før arket brukes i en øvelse med resten av gruppen.

• Del arket i minst tre økter
• Merk felter du er usikker på
• La utkastet hvile mellom øktene

Mange vil rett til rundownen, fordi den ser mest ferdig ut. Men en rundown uten ryddig temaforberedelse blir bare en tidsliste uten innhold. Arkene i kurset er laget som en kjede, og hvert ark forutsetter at det forrige er gjort.

Når et trinn hoppes over, merker du det først i studioøvelsen. Moderatoren står med spørsmål som ikke henger sammen, og gjesten har fått en brief som ikke passer til temaet. Da må alt rettes opp i etterkant, og det tar lengre tid enn å gjøre det riktig første gang.

Start derfor alltid med arket for temakartlegging, selv om du synes du kan temaet fra før. Det tvinger deg til å skrive ned hva du faktisk vet, og hva du bare tror du vet. Den forskjellen er verdt de ti minuttene det tar.

• Følg rekkefølgen i kjeden
• Start med temakartleggingen
• Skriv ned hva du vet og hva du antar

Et ark der det står «diskutere temaet» under åpningsspørsmål, har egentlig ikke blitt fylt ut. Rubrikkene er der for at du skal formulere noe en annen person kan bruke uten å spørre deg. Test det: kunne en medelev ha lest opp svaret ditt og forstått hva som skal skje?

Konkrete svar er korte, men tydelige. Skriv selve spørsmålet slik moderatoren skal si det, ikke en beskrivelse av at det skal stilles et spørsmål. Skriv varigheten i minutter, ikke «kort». Skriv hvem som har ansvar, med navn, ikke «gruppen».

Når du leser gjennom arket til slutt, strek under alt som er uklart og skriv det om. Det er et lite arbeid, og det gjør øvelsen mye mer lik det forproduksjonsmøtene faktisk krever, der ingen har tid til å tolke andres stikkord.

• Skriv spørsmålene ordrett
• Oppgi minutter, ikke ord som «kort»
• Sett navn på ansvar

Timingarket er det som oftest blir feil, og feilen er nesten alltid den samme: summen av innslagene overstiger sendetiden. Elevene legger til noen minutter her og der fordi alt virker viktig, og ender med en rundown som er ti minutter for lang.

Regn alltid sammen til slutt, og legg inn en liten buffer. Overganger tar tid, selv når de er planlagt. Et innslag på seks minutter er sjelden seks minutter i praksis, og en moderator som må skynde seg til slutten, mister det som var ment å være det beste.

Hvis summen ikke stemmer, kutt et innslag helt heller enn å kutte litt fra alle. Et par godt planlagte innslag er bedre enn mange pressede. Dette er en av de viktigste leksjonene i hele kurset, og arket viser den veldig tydelig.

• Summer alltid til slutt
• Sett av tid til overganger
• Kutt hele innslag, ikke litt fra alle

Den siste feilen er å se på et utfylt ark som ferdig og urørlig. Arkene er øvingsverktøy, ikke kontrakter. Når gruppen gjennomfører en øvelse, vil noe ikke fungere, og da skal arket endres.

Be gruppen skrive en kort merknad etter hver øvelse: hva holdt, hva måtte endres, og hvorfor. Disse merknadene er ofte mer lærerike enn selve arket. De viser hvor planleggingen var svak, og de gir deg noe konkret å ta med til neste ark.

Ta vare på de reviderte versjonene og sammenlign dem med de første. Du vil se at utkastene dine blir mer presise over tid, og det er nettopp det arkene er ment å trene. Alt materialet er utviklet for bruk i undervisningen hos briefzenfy.

• Skriv merknader etter hver øvelse
• Behold både første og reviderte versjon

Skriv ut arkene når du kan. Mange opplever at håndskrift gjør at de tenker saktere og mer nøyaktig enn når de skriver på skjerm. Har du fylt ut digitalt, les det likevel høyt for deg selv før du går videre.

Bruk én farge for det som er sikkert og en annen for det som må sjekkes. Det virker enkelt, men gjør gjennomgangen i gruppen mye raskere, fordi alle ser hvor de skal stille spørsmål.

Til sist: ikke sammenlign arket ditt med andres for å vurdere kvaliteten. Se heller på om arket gjør jobben sin, nemlig at en annen person kan ta det og gjennomføre planen uten flere forklaringer.

• Skriv ut når det er mulig
• Bruk to farger for sikkert og usikkert
• Test arket på en medelev