Sjekkliste for moderatornotater: Slik velger du hva som tas med

Når høstsemesteret er i gang og de første øvingsopplegg skal leveres, ser jeg samme mønster hos mange kursdeltakere: notatet blir skrevet i siste liten og inneholder det som var lettest å skrive. Åpningsspørsmålet er på plass, men oppfølgingene mangler, og overgangene mellom temaene er bare en strek på arket. Derfor bruker jeg en sjekkliste.

Poenget med listen er ikke å gjøre notatet lengre. Den skal hjelpe deg å avgjøre hva som faktisk hører hjemme på arket og hva som bare er bakgrunnsstoff du har i hodet. Et moderatornotat er et arbeidsverktøy som skal kunne leses med et raskt blikk mens samtalen pågår.

Kurset gir deg rom til å trene på håndverket i trygge omgivelser, og målet er at du blir sikker på metoden. Gå gjennom punktene under i rekkefølge, og stopp der du svarer nei. Det er der notatet ditt trenger mer arbeid, og det er bedre å oppdage det ved skrivebordet enn midt i øvelsen.

Sjekklisten er ment som et felles språk i gruppa. Når alle bruker samme punkter, blir tilbakemeldingen etter en øving konkret: i stedet for at notatet føltes rotete, kan dere peke på at overgang to mangler eller at oppfølgingen ikke bygger på svaret.

Begynn med det første spørsmålet. Kan det besvares med ja eller nei? Da er det som regel for snevert. Et godt åpningsspørsmål inviterer gjesten til å fortelle, og det peker mot kjernen i temaet uten å legge svaret i munnen på vedkommende.

Les spørsmålet høyt. Hvis du må trekke pusten midt i, er det for langt. Hvis gjesten må spørre hva du mener, er det for uklart. Ett spørsmål om gangen er en regel som sparer mange øvinger fra forvirring, fordi gjesten da vet hva som skal besvares.

Skriv også en alternativ formulering ved siden av, i tilfelle det første spørsmålet faller flatt. Det tar ti sekunder å skrive og kan redde de første minuttene. Moderatoren som har en reserve, virker rolig, og roen smitter over på gjesten.

Til slutt: passer åpningen til gjestebrieffen? Hvis briefen lover et tema, må det første spørsmålet føre dit. Ellers får gjesten følelsen av at forberedelsen var bortkastet.

• Kan spørsmålet besvares med ja eller nei?
• Inneholder det bare ett spørsmål?
• Finnes det en reserveformulering?

Mange notater har fem ferdige hovedspørsmål og ingenting mer. Men samtalen avgjøres av det du spør om etter at gjesten har svart. Sjekk at hvert hovedspørsmål har minst en oppfølging, og at oppfølgingen kan tilpasses det gjesten faktisk sier.

Skriv oppfølgingene som korte stikkord, ikke som fullformulerte setninger. Et stikkord som konkretisere eller hva betyr det i praksis holder, og det gjør at du kan lytte i stedet for å lese. Fullformulerte setninger frister til å fortsette på manus selv om svaret gikk en annen vei.

Tenk også gjennom hva du gjør hvis gjesten svarer kort. Da trenger du en tilleggsvinkel. Svarer gjesten langt og vidløftig, trenger du en måte å samle trådene på. Begge deler kan forberedes på én linje hver.

En enkel test: dekk til hovedspørsmålene og se bare på oppfølgingene. Kan du fortsatt følge en tråd gjennom samtalen? Hvis ikke, er notatet for avhengig av at alt går etter planen.

Overganger er den delen av notatet som oftest blir hoppet over, og det er der samtaler mister retning. Sjekk at hver overgang mellom to deler er en faktisk setning eller et tydelig stikkord, ikke bare en pil på arket.

En god overgang knytter det som nettopp ble sagt til det som kommer. Den viser lytteren hvorfor vi går videre, og gir gjesten en pekepinn på hva som skal skje. Skriv gjerne to varianter: én for når tiden er knapp og én for når samtalen flyter.

Husk at overgangen også er et verktøy for å avslutte. Når en gjest har mer å si enn tiden tillater, trenger du en høflig måte å runde av på. Forbered den formuleringen i stedet for å improvisere den under press.

Ser du at tre overganger starter likt, bør du variere dem. Gjentakelse blir tydelig når samtalen først er i gang, og det gjør at planleggingen kan høres mekanisk ut.

• Er hver overgang skrevet som setning eller stikkord?
• Finnes det en kort og en lang variant?
• Er det en formulering for å runde av?

Legg notatet ved siden av rundownen og sammenlign. Hvert avsnitt i notatet bør ha et tidsanslag som summerer seg til innslagets lengde. Dersom du har seks spørsmål og åtte minutter, er det antagelig for mange spørsmål.

Marker hvilke spørsmål som kan strykes hvis du ligger etter. Det er en av de mest nyttige tingene du kan gjøre i forkant. Sett en strek eller en bokstav ved de tre som er viktigst, slik at du ser med et blikk hva som må være med uansett.

Sjekk også at notatet og rundownen bruker samme rekkefølge og samme navn på delene. Små avvik skaper forvirring når flere skal samarbeide, særlig i forproduksjonsmøtet der dere går gjennom arkene sammen.

Til slutt: er det satt av tid til avslutningen? Mange notater bruker alt på midtpartiet og glemmer at samtalen trenger en ryddig slutt.

Siste kontroll er å gi notatet til en medelev og be vedkommende si hva som skjer først, hva som skjer etterpå og hvor det er rom for å avvike. Klarer vedkommende det uten at du forklarer, er notatet godt nok strukturert.

Se på selve utformingen. Er skriften stor nok til å leses på litt avstand? Er det luft mellom delene? Et notat som er trangt og tett, blir sjelden brukt slik det er tenkt, fordi øynene ikke finner veien tilbake etter at du har sett opp på gjesten.

Sjekk til slutt at notatet ikke inneholder mer enn det trengs. Bakgrunnsstoffet hører hjemme i temaforberedelsen, og gjestens opplysninger hører hjemme i briefen. Notatet skal bare vise hvordan samtalen skal føres.

Hvis du har svart ja på alle punktene, er notatet klart for øving. Hvis ikke, vet du nøyaktig hvilken del du skal gå tilbake til.

• Forstår en annen strukturen uten forklaring?
• Er det luft og lesbar skriftstørrelse?
• Er bakgrunnsstoff holdt utenfor arket?