Slik bruker du planleggingsarbeidsark fra første rubrikk til siste linje

Et planleggingsarbeidsark er ett eller to sider der du samler alt som må være avklart før en studiosamtale kan planlegges. Det er ikke et manus og ikke en ferdig rundown. Det er et arbeidsverktøy som tvinger deg til å svare på de samme spørsmålene hver gang, i samme rekkefølge, slik at ingenting blir glemt fordi det kjentes opplagt.

Hos oss er arbeidsarkene bygd opp som en kjede. Første ark tar for seg temaet, neste handler om gjesten, deretter kommer moderatorens notater og til slutt tiden. Poenget er at hvert ark bygger på det forrige, og at du kan se hvor kjeden brister hvis noe ikke stemmer.

Alle temaene i kurset er valgt for å trene på, så du trenger ikke å vite noe om en bestemt sak for å komme i gang. Det du øver på, er håndverket: å stille presise spørsmål til deg selv før du stiller dem til andre.

Arkene kan skrives ut eller fylles inn digitalt. Utskrift passer best når du jobber i gruppe rundt et bord, fordi alle kan peke, stryke over og skrive i margen samtidig. Digital utfylling passer når du vil gjenbruke deler av teksten, for eksempel en tidsplan som du justerer flere ganger.

Mange begynner på papir og flytter svarene over når de er ferdige. Det er en god vane, for da må du formulere deg to ganger, og den andre versjonen blir nesten alltid kortere og klarere. Bruk blyant første runde, slik at du tør å endre.

Uansett format bør du ha ett ark per samtale. Ikke blande to øvinger på samme side. Når du senere skal se tilbake på hva du gjorde bra og hva som ble rotete, er det mye enklere å sammenligne hele ark enn å lete etter avsnitt i en lang notatfil.

• Skriv ut hvis dere er flere som jobber sammen
• Fyll inn digitalt hvis du vil gjenbruke svarene
• Ett ark per samtale, aldri to øvinger på samme side

Det første feltet på arket er en setning om hva samtalen skal handle om. Setningen skal kunne leses av en fremmed og gi mening. Hvis du trenger to setninger, er temaet sannsynligvis to temaer, og da bør du velge ett av dem og legge det andre til side.

Skriv deretter hva samtalen skal gi publikum. Er det en forklaring, en uenighet som får komme frem, eller en oversikt over hva som er kjent? Svaret styrer alt som kommer etterpå, fra hvilke spørsmål du velger til hvor mye tid du setter av.

Til slutt noterer du hva samtalen ikke skal handle om. Det virker kanskje unødvendig, men det er avgrensningen som beskytter deg i studio når en samtale begynner å gli mot siden. Med en skriftlig grense er det lettere å føre den tilbake.

Når temaet står fast, går du videre til gjesteruten. Skriv hvorfor akkurat denne rollen er relevant for temaet, hva gjesten kan bidra med, og hva gjesten får vite på forhånd. I kurset øver du på å skrive en kort brief ut fra en rolle og en sak, slik at du trener håndverket uten å måtte forholde deg til en bestemt person.

Moderatordelen på arket er kort. Her skriver du bare åpningsspørsmålet, to oppfølginger og en overgang til neste del. Resten av notatene hører hjemme i eget moderatornotat. Arket skal gi oversikt, ikke erstatte detaljarbeidet.

En vanlig feil er å skrive for mye her. Hvis feltet blir fullt av halve setninger, er det et tegn på at du ikke har bestemt deg for hva samtalen skal gjøre. Gå tilbake til steg 1 og stram inn formuleringen før du fortsetter.

• Hvorfor er gjesten relevant for temaet?
• Hva skal gjesten få vite på forhånd?
• Ett åpningsspørsmål, to oppfølginger, én overgang

Tidsdelen er den som oftest fylles ut til slutt og oftest ender med feil. Begynn med den totale lengden på samtalen og trekk fra tid til åpning, avslutning og eventuelle innslag. Det som er igjen, fordeler du mellom hovedspørsmålene.

Skriv tiden i minutter og sekunder, ikke i omtrentlige størrelser. Et spørsmål merket med fire minutter gir deg noe å sjekke mot. Et spørsmål merket med god tid gir deg ingenting. Legg inn en liten reserve på slutten, gjerne et halvt minutt, for den vil du trenge.

Når tallene er på plass, legger du dem sammen. Gå opp summen mot totalen og rett det som ikke stemmer. Dette er det enkleste feilsøket i hele kjeden, og det tar mindre enn ett minutt.

Ferdig utfylt er ikke det samme som ferdig. Les arket fra topp til bunn og spør deg selv om hvert felt svarer på det forrige. Passer gjestens rolle til temasetningen? Støtter spørsmålene formålet du skrev i steg 1? Henger tiden sammen med antall spørsmål?

Be gjerne en annen deltaker lese arket uten å få forklaring. Hvis vedkommende ikke forstår hva samtalen skal handle om, er arket uklart, uansett hvor tydelig det virker for deg som skrev det. Dette er en del av øvelsen i forproduksjonsmøtene.

Behold arket etter øvingen. Merk hva som ble endret underveis og hvorfor. Etter noen runder ser du mønstre i hva du pleier å overse, og da kan du legge til en egen kontrollrad nederst på arket.

• Svarer hvert felt på det forrige?
• Kan en annen forstå temaet uten forklaring?
• Stemmer summen av minutter med totalen?