Utskrift eller utfylling på skjerm: to måter å bruke planleggingsarbeidsark

Planleggingsarbeidsarkene i kurset følger hele kjeden steg for steg: tema, bakgrunn, gjestebrief, moderatornotat, segmenttiming og rundown. Samme innhold kan brukes på to måter. Du kan skrive ut arkene og fylle dem inn med penn, eller du kan fylle dem inn på skjerm og lagre dem som egne filer. Innholdet er det samme i begge tilfeller, bare arbeidsmåten er forskjellig.

Som utvikler av malene har jeg sett begge måtene i bruk hos elevgrupper de siste årene. Valget virker ubetydelig, men det påvirker hvordan du tenker mens du fyller ut. Derfor setter jeg de to alternativene opp mot hverandre i denne artikkelen, med en anbefaling til slutt. Alt materialet er laget som øvingsmateriell til undervisning, med realistiske temaer og eksempler.

Papirarket skriver du ut på vanlig skriver og fyller inn for hånd. Rutene har begrenset plass, og det er en styrke. Når du ikke får plass til et tredje underpunkt, må du velge hva som er viktigst. Det er nøyaktig den prioriteringen en brief krever i virkeligheten, der en gjest skal kunne lese det hele på under to minutter.

Papir fungerer også godt i grupper. Fire elever kan legge arkene ved siden av hverandre på et bord, sammenligne forslag til åpningsspørsmål og strekke pil fra ett ark til et annet. Svakheten er rettinger. Skriver du feil tid i en rundown, blir arket fort rotete, og da ender mange med å skrive alt på nytt.

Papiret har dessuten en praktisk fordel i selve øvelsen: ingen varsler, ingen andre faner å havne i. Du sitter med ett ark og ett spørsmål om gangen.

• Begrenset plass tvinger frem prioritering
• Lett å dele og sammenligne på et bord
• Rettinger gjør arket fort uryddig

Det utfyllbare arket åpner du på skjerm og skriver rett inn i feltene. Her er rettinger enkle. Endrer du lengden på ett segment, kan du flytte resten uten å viske ut noe. Det passer særlig for rundown og segmenttiming, der én endring på fem minutter forskyver hele opplegget.

Filen kan lagres under et nytt navn for hver øvelse, så du bygger opp en samling versjoner du kan sammenligne senere. Det er nyttig når læreren vil se utviklingen din fra første til tredje forsøk på samme tema.

Ulempen er at feltene lar deg skrive uten grense. Mange fyller ut tre avsnitt der ett hadde holdt, og briefen blir for lang til å bruke. Skjermen gjør det også lettere å kopiere ferdige formuleringer fra et tidligere ark, og da øver du mindre enn du tror.

• Rettinger og endringer i tid går raskt
• Flere versjoner kan lagres og sammenlignes
• Ingen naturlig grense for hvor mye du skriver

Går vi gjennom kjeden, peker ulike steg mot ulike alternativer. Temaforberedelse og gjestebrief egner seg best på papir, fordi kravet om kort og presis tekst er selve læringen. Moderatornotater kan gå begge veier, men papir gir et mer realistisk bilde av hva en samtaleleder faktisk holder i hånden i studio.

Segmenttiming og rundown er forskjellen tydeligst. Her skriver du tall, og tall endrer seg. Et utfyllbart ark sparer deg for en rekke omskrivinger, og du ser raskere om summen av innslagene passer med sendetiden. Forproduksjonsmøter er et tredje tilfelle: agendaen kan godt stå på ett papirark midt på bordet, mens ansvarsfordelingen noteres på skjerm etterpå.

Ingen av alternativene er dermed best gjennom hele kjeden. Forskjellen ligger i hva hvert steg skal trene deg på.

• Tema og gjestebrief: papir
• Moderatornotater: papir, gjerne med skjerm til utkast
• Segmenttiming og rundown: utfyllbart ark
• Forproduksjonsmøte: papiragenda, skjermnotat etterpå

Når vi tester malene med elevgrupper, ser jeg et gjentatt mønster. De som starter på papir, bruker lengre tid på første ark, men leverer kortere og mer brukbare briefer. De som starter på skjerm, blir raskt ferdige og må ofte stryke halve teksten ved andre gjennomgang.

Omvendt er det de som holder seg til papir hele veien, som sliter med rundown. En gruppe brukte nesten en hel time på å skrive om et skjema fordi ett segment ble flyttet. Etter at de gikk over til det utfyllbare arket for tidsplanen, var samme øvelse ferdig på en brøkdel av tiden.

Erfaringen min er altså ikke at ett medium gjør deg flinkere, men at hvert har en svakhet som du bør kjenne til før du velger.

Anbefalingen min er å bruke begge, med en enkel regel: tekst som skal være kort, skriver du på papir, og tall som skal justeres, fyller du inn på skjerm. Start hvert tema med utskrift av tema- og gjestebriefarket, og gå over til skjerm når du kommer til timing og rundown.

Har du bare ett valg, for eksempel fordi du ikke har tilgang til skriver, velg det utfyllbare arket, men sett deg selv en grense på antall linjer per felt. Har du ikke skjerm tilgjengelig, fungerer papir fint helt til rundown, og der kan du bruke blyant.

Begge arkene bygger på samme rekkefølge, så du kan bytte midt i en øvelse uten å miste tråden.

• Kort tekst på papir
• Tall og tid på skjerm
• Sett en linjegrense hvis du bare bruker skjerm